POLITICA DE SECURITATE A PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL A SOCIETATII

BANEASA BUSINESS & TECHNOLOGY PARK SA

Prezenta politica de securitate a fost creata avand in vedere:

· Faptul ca BANEASA BUSINESS & TECHNOLOGY PARK SA, cu sediul in Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti, nr. 42-44, Corp A, camera 1, sector 1, reprezentata de Dna. Cristina - Valentina Dinu, in calitate de Director General (denumita in continuare “BBTP” sau “Noi”) desfasoara o activitate care presupune procesarea unor categorii de date cu caracter personal,

· intrarea in vigoare incepand cu data de 25 mai 2018 a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit in continuare “GDPR”),

· obligatia impusa de GDPR de a asigura masuri de securitate tehnice si organizatorice adecvate tuturor activitatilor de procesare a datelor cu caracter personal.

1. ANGAJAMENT

BBTP prelucreaza date cu caracter personal in scopuri legitime, cu respectarea tuturor principiilor impuse de GDPR si de practicile comerciale etice. Protejarea sigurantei si securitatii datelor personale este importanta pentru BBTP si aceasta politica descrie cadrul organizatoric implementat pentru asigurarea conformitatii prelucrarii.

Obiectivul principal al acestei Politici de Securitate este de a contribui la desfasurarea activitatii societatii cu respectarea prevederilor legale specifice si de a minimiza riscurile prin prevenirea incidentelor si, in cazul improbabil al unor astfel de incidente, reducerea impactului lor asupra persoanei vizate.

Ne propunem sa avem o relatie bazata pe incredere, transparenta, buna-credinta si etica in relatia cu toti partenerii, colaboratorii si angajatii nostri.

2. DEFINITII

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

„Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

„Pseudonimizare” înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal într-un asemenea mod încât acestea să nu mai poată fi atribuite unei anume persoane vizate fără a se utiliza informații suplimentare, cu condiția ca aceste informații suplimentare să fie stocate separat și să facă obiectul unor măsuri de natură tehnică și organizatorică care să asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile.

„Operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.

„Persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

„Parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.

„Destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării.

„Consimțământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate.

„Restricționarea prelucrării” înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora.

3. PRINCIPIILE POLITICII DE SECURITATE

BBTP proceseaza datele cu caracter personal cu care vine in contact cu respectarea urmatoarelor principii:

Ø Protejarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor vizate;

Ø Legalitate, echitate si transparenta – datele cu caracter personal sunt prelucrate cu buna credinta si in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, intr-un mod echitabil si transparent fata de persoana vizata;

Ø Scopuri determinate, explicite si legitime – Prelucrarea datelor cu caracter personal de catre BBTP se face in scopuri determinate, explicite si legitime si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri;

Ø Temei– BBTP se va asigura ca procesarea datelor cu caracter personal va avea un temei bine determinat, precum prevederi legale, consimtamantul persoanei vizate, executarea contractelor, interesul legitim al BBTP (care nu va contraveni intereselor superioare ale persoanei vizate);

Ø Limitare prin raportare la scop – BBTP proceseaza datele cu caracter personal numai daca sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate;

Ø Limitare prin raportare la timp – BBTP pastreaza datele persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele;

Ø Exactitate si acuratete – BBTP proceseaza date cu caracter personal intr-un mod precis si ia masuri rezonabile pentru a se asigura ca datele inexacte de care ia cunostinta sunt sterse sau rectificate;

Ø Securitate – BBTP este dedicata asigurarii securitatii tuturor datelor cu caracter personal pe care le prelucreaza si face demersuri constante pentru a atinge acest scop, inclusiv prin instruirea angajatilor, colaboratorilor si partenerilor sai.

4. CATEGORII DE PERSOANE VIZATE

BBTP proceseaza date cu caracter personal ale urmatoarelor categorii de persoane vizate:

- Angajatii partenerilor comerciali / clientilor persoane juridice;

- Clientii persoane fizice, in rarele cazuri cand exista contracte incheiate cu astfel de clienti;

- Angajatii si colaboratorii proprii;

- Dupa caz, alte persoane fizice care interactioneaza cu societatea in cursul activitatii acesteia.

5. DATELE COLECTATE

In functie de specificul fiecarei relatii, BBTP poate procesa urmatoarele categorii de date cu privire la persoanele vizate:

· Nume si prenume;

· Date de contact: Telefon, adresa de e-mail;

· Date de identificare, conform cartii de identitate / pasaportului;

· Date profesionale: loc de munca, pozitie, vechime, experienta profesionala;

· Date furnizate direct prin e-mail sau prin alte modalitati de catre persoanele vizate;

· Date colectate despre angajati si familiile acestora, in scopul respectarii contractului de munca si a prevederilor legale in domeniul muncii;

· Vocea si imaginea persoanelor vizate;

· Date de localizare prin sisteme GPS.

Datele cu caracter personale mentionate mai sus au caracter exemplificativ.

Aceste date pot fi colectate din urmatoarele surse:

- De la clientii BBTP, persoane fizice sau juridice;

- Din contracte si documente auxiliare acestora, inclusiv in executarea relatiilor de munca;

- Ca urmare a furnizarii acestora direct de catre persoana vizata – cu obtinerea consimtamantului in cazurile prevazute de lege;

- De la furnizori, in functie de activitatea propriu zisa (de exemplu, imaginea persoanelor in locatiile supravegheate prin intermediul unei firme de paza colaboratoare);

- Date furnizate de soft-ul aferent monitorii prin GPS

6. SCOPURILE SI TEMEIURILE PRELUCRARII

BBTP este o societate specializata in dezvoltare imobiliara. Astfel, societatea se ocupa cu administrarea si inchirierea, in special catre persoane juridice, a unor spatii de birou, spatii industriale si spatii de depozitare, corespunzatoare pentru cerintele fiecarui client in parte.

Colectam date cu caracter personal in urmatoarele temeiuri:

a) Executarea contractelor. Societatea noastra ofera servicii catre persoane juridice, fiind necesare date de contact ale persoanelor relevante din cadrul acestora; de asemenea, procesam datele cu caracter personal ale angajatilor societatii, in vederea executarii contractelor de munca;

b) Consimtamantul persoanelor vizate. In unele cazuri, consimtamantul va fi considerat acordat prin faptul ca persoana vizata va avea initiativa transmiterii unor date cu caracter personal catre noi, de exemplu, in cazul contactarii societatii din proprie initiativa de catre persoana vizata prin intermediul formularului de contact de pe website-ul BBTP;

c) Indeplinirea unor obligatii legale;

d) Indeplinirea intereselor legitime ale BBTP care nu se vor opune drepturilor superioare ale persoanei vizate.

7. DESTINATARI

BBTP nu transfera date cu caracter personal catre destinatari din afara spatiului Uniunii Europene. Totusi, societatea utilizeaza sistemul ERP Navision al Microsoft, astfel ca exista posibilitatea ca aceasta entitate sa aiba acces la datele stocate in acest sistem, insa cu respectarea garantiilor adecvate de securitate si confidentialitate.

BBTP nu vinde, nu ofera si nu pune la dispozitia tertilor in interes comercial datele cu caracter personal pe care le prelucreaza.

Informațiile persoanelor vizate pot fi stocate într-o bază de date din Uniunea Europeana (UE). BBTP isi asuma respectarea confidențialitatii informațiilor personale procesate. BBTP, direct sau prin împuterniciții săi, va procesa datele in calitate de operator de date cu caracter personal, iar aceste date pot fi accesibile și folosite numai de către angajatii BBTP, direct sau prin împuterniciții acestora, precum şi de către partenerii contractuali ai BBTP, direct sau prin împuterniciţii acestuia.

In cazul in care se solicita BBTP dezvăluirea informațiilor persoanelor vizate printr-un ordin judecătoresc sau pentru a se conforma altor cerințe legale sau de reglementare, societatea va da curs acestor solicitari in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

8. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Conform GDPR, toate persoanele fizice carora le prelucram date cu caracter personal au drepturi specifice, printre care mentionam:

a) Dreptul la informare: dreptul de a afla ce date sunt procesate, scopurile si temeiurile prelucrarii, destinatarii datelor, perioada de stocare, existenta drepturilor persoanelor vizate, dreptul de a se adresa autoritatii de supraveghere etc.;

b) Dreptul de acces: dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care le privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la informații privind prelucrarea detaliate anterior;

c) Dreptul la rectificare: dreptul de a obtine corectarea datelor inexacte sau completarea datelor lipsa;

d) Dreptul la stergerea datelor: dreptul de a solicita stergerea datelor procesate, in situatiile prevazute de lege;

e) Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii, in limitele prevazute de lege.

f) Alte drepturi care pot fi exercitate in limitele prevazute de lege: dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor, dreptul de a se opune proceselor decizionale automate, dreptul de a se adresa autoritatilor competente cu solicitari privind prelucrarile efectuate de BBTP etc., dreptul de a retrage consimtamantul, in orice moment, pentru prelucrarea datelor personale pentru care temeiul prelucrarii il reprezinta consimtamantul persoanei vizate.

9. SECURITATEA DATELOR COLECTATE

In conformitate cu prevederile legale in vigoare si cu stadiul actual al tehnologiei, BBTP a implementat si implementeaza in permanenta masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru asigurarea securitatii datelor cu caracter personal in decursul activitatii noastre, conform regulilor detaliate mai jos.

In activitatea noastra urmarim in primul rand prevenirea oricaror incidente de securitate, precum acces neautorizat la date, scurgeri de informatii, stergere accidentala a datelor si altele asemenea, intreaga structura a prelucrarilor de date fiind construita in jurul principiului preventiei.

Totusi, avand in vedere ca in secolul XXI si in special in societatea informationala securitatea prelucrarilor nu poate fi 100% garantata, BBTP a luat, de asemenea, masuri ca, in cazul improbabil in care apar incidente de securitate, intinderea si gravitatea acestora sa fie diminuate.

10. REGULI GENERALE

Pentru a asigura protectia adecvata a datelor cu caracter personal la care BBTP are acces, am implementat masuri organizatorice si tehnice adecvate prelucrarilor efectuate, precum:

a) Semnarea unor documente suplimentare cu angajatii si furnizorii nostri pentru asigurarea confidentialitatii datelor cu caracter personal la care au acces cel putin la un nivel similar cu cel impus de compania noastra.

b) Implementarea unor masuri de securitate fizice cu privire la documentele care contin date cu caracter personal, cum ar fi, de exemplu, stocarea documentelor in dulapuri inchise cu cheie la care are acces doar personalul autorizat, implementarea unor sisteme de acces restrictionat (de exemplu, chei, carduri de acces) exclusiv pentru persoanele care justifica un interes pentru accesul respectivelor date.

c) Implementarea unor masuri de securitate in ceea ce priveste sistemele informatice, cum ar fi, de exemplu, asigurarea ca toate echipamentele noastre dispun de programe de securitate corespunzatoare, asigurarea unor copii de rezerva etc.

d) Implementarea unor programe de instruire a personalului cu privire la cerintele GDPR.

Pentru orice detalii sau intrebari privind masurile de securitate tehnice si organizatorice implementate de societate va rugam sa ne transmiteti solicitarile dvs. la datele de contact mentionate in sectiunea 11 (Dispozitii finale).

11. DISPOZITII FINALE

Pentru mai multe detalii, informatii si solicitari orice persoana interesata se poate adresa printr-un e-mail la adresa dedicata dpo@bbtp.ro, prin telefon la 0758 026 255 sau direct la sediul nostru din Bucuresti, Sos. Bucuresti - Ploiesti, nr. 42-44, sector 1. Pentru exercitarea anumitor drepturi ne rezervam dreptul de a solicita ca cererea sa fie depusa in scris, semnata de persoana vizata si ca solicitantul sa prezinte dovezi suficiente de identificare cu persoana vizata (care exercita dreptul conferit de lege).